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Independientemente de su área de especialización, los nuevos dueños de negocios a menudo se encuentran cumpliendo las funciones de vendedor, representante de servicio al cliente, webmaster, administrador de oficina, y muchos otros. Esto puede ser una solución práctica, ya que es difícil de justificar el pago de otra persona para realizar estas funciones cuando se tiene tiempo, pero no el dinero, para recambios. Sin embargo, si todo va bien, el día llegará cuando ya no tenga tiempo como para mantener todas estas funciones. Desafortunadamente, la mayoría de los dueños de negocios no se preparan para el día de hoy, y como resultado, se ven obligados a trabajar más y más horas ya que siguen haciendo malabarismos para realizar las múltiples funciones.

Esta situación puede evitarse siguiendo la estrategia descrita en Michael Gerber, vendedor del libro, "The E-Myth Revisited". Gerber sugiere prepararse desde el principio para el día en que usted necesite comenzar a delegar en los empleados o mediante la elaboración de un organigrama para su negocio, con descripciones de puestos de trabajo para cada posición que actualmente ocupan. Esto le permitirá identificar los puestos de trabajo se puede delegar a medida que su negocio crece, porque usted ya ha preparado descripciones de puestos de trabajo formal, por lo tanto la transición será menos estresante y perturbadora que si lo realiza cuando se ve obligado, se siente abrumado y sobrecargado. Si ya está en ese punto, hay algunos pasos que puede y debe tener en cuenta ahora, si usted no desea poner en peligro su salud física y mental.

En primer lugar, usted necesita tomarse tiempo para determinar cómo está utilizando sus horas de trabajo. Probablemente usted encontrará que la mayor parte de sus actividades encajan en una de las siguientes categorías:

1. Las principales tareas
Las actividades que contribuyen directamente a las metas de su negocio suelen ser las funciones de gestión y como propietario de un negocio, debería ser su mayor prioridad. Lamentablemente, cuando usted está tratando de hacer todo usted mismo, estas tareas son a menudo dejadas de lado por lo que debe hacer frente día a día.

2. Funciones Esenciales
Usted probablemente utiliza cerca de la mitad de su tiempo en reuniones, llamadas telefónicas, correo electrónico, redacción de informes, y otras actividades que son necesarias, pero no relacionadas con la planificación y la gestión de su negocio. Delegar una o más de estas tareas de rutina le permitirá utilizar más tiempo en las tareas fundamentales, e incluso le permitirán pasar menos horas trabajando.

3. Funciones útiles
Tareas como la purga de material obsoleto de sus archivos también deben ser considerados para su delegación. Estas actividades, aunque no esenciales para su negocio, suelen hacer su entorno de trabajo más eficientes y / o más agradable en el largo plazo.

Una vez que empiece el seguimiento de sus actividades, usted se sorprenderá al darse cuenta cuánto tiempo utilizó en buscar papeles o elementos fuera de lugar, hacer frente a interrupciones, y realizar otras tareas que no generan ninguna contribución a su negocio. Tomando tiempo para identificar estas actividades no productivas y desarrollar estrategias para eliminarlas no sólo le permiten trabajar de forma más eficaz, sino que también le dará tiempo para organizar su trabajo de manera que pueda delegar con mayor facilidad.

El siguiente paso es examinar los elementos esenciales y tareas útiles identificadas en el paso 1, así como la lista de los que puede ser capaz de delegar. Si lo desea, puede empezar con los que le desagrada, aquellos para los que le falta habilidades, o las que resultan menos costosa para pagar a otra persona que las haga. Una vez que haya determinado lo que va a tener el mayor impacto en su tiempo y gestión del estrés, puede comenzar a estar atento a las posibles delegatarias, así como cualquier otra medida que pueda ser necesaria a fin de transferir la tarea.

Los pasos descriptos anteriormente están relacionados con el lado práctico de estar dispuestos a delegar, pero para muchos dueños de negocios, hay otro aspecto que es igual, si no más desafiante. Cuando usted está acostumbrado a hacer todo usted mismo, puede ser difícil ceder el control, temiendo que nadie va a hacer las cosas exactamente como lo hace usted. Para algunos, la delegación por primera vez puede ser tan emocionalmente desgarradora como para un padre que deja un niño con una niñera por primera vez, pero así como el tiempo alejado de usted es esencial para el desarrollo de su niño, la delegación es igualmente vital para el crecimiento de su negocio. Una vez que usted acepta este hecho y comienza a delegar, nunca mire hacia atrás. Muchos de mis clientes han expresado cómo se sentían liberados después de que comenzaron a usar mi sistema de Asistencia Virtual, y he tenido la misma experiencia cuando delegué mi contabilidad a un profesional a principios de este año.

Si aún tiene dudas sobre los beneficios sobre la delegación, tenga en cuenta estas palabras de Harold Taylor, autor de "Delegando: Clave para el éxito de gestión "-" Sin delegación, las pequeñas empresas siguen siendo pequeñas. "

¡Prepárate para delegar - prepárate para crecer!

Acerca del Autor
Janet Barclay, tiene una Maestría en Asistencia Virtual y es fundadora de Organized Assistant, provee Asistencia Virtual y servicios web para coaches, organizadores profesionales y otras pequeñas empresas. Obtenga más información acerca de Janet y su negocio visitando su sitio web http://www.organizedassistant.com y su blog http://www.janetbarclay.com. Para recibir mensualmente consejos para maximizar la rentabilidad de su tiempo espacio, solicitar una suscripción a su Ezine, un recurso de The Organized Assistant.

Alicia Díaz

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